Gemeentelijk Inkoopbeleid Gemeente Assen 2017

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente, gelet op artikel 160 Gemeentewet; 

gelet op de Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012) laatst gewijzigd op 1 juli 2016, 

overwegende dat: 

• gestreefd wordt naar de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van gemeentelijke taken en beleid, waarbij onder optimaal wordt verstaan dat de prijs en de kwaliteit van het product in de juiste verhouding tot elkaar staan; 
• ook voor het verlenen van opdrachten met een waarde die onder de drempelwaarde ligt zoals vastgesteld door de Europese Commissie voor leveringen, diensten en werken de fundamentele regels van het EG-verdrag in acht dienen te worden genomen, waaronder de beginselen van non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit; 
• met dit inkoopbeleid wordt beoogd de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden te bevorderen, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen, de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern, te waarborgen en de verantwoording van de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures vast te stellen; 
• met dit inkoopbeleid wordt de maatschappelijke verantwoordelijkheid van ons mede gestalte gegeven; 
• met dit inkoopbeleid het collegeprogramma van ons worden ondersteund. 

Besluit: 

Vast te stellen de navolgende regels ten aanzien van inkoop- en aanbesteding: 

Uitgangspunten

1. Deze regels zijn van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen van de gehele gemeentelijke organisatie. 
2. Alle inkopen van ons worden op objectieve, proportionele, transparante en non-discriminatoire wijze uitgevoerd. De Gedragscode voor integer handelen door bestuurders en ambtenaren en de NEVI Gedragscode zijn daarbij leidend. 
3. Alvorens offertes worden opgevraagd of opdrachten worden verstrekt, wordt waar nodig de wijze waarop opdrachten in de markt worden gezet, in overleg met Bureau Inkoop bepaald. 
4. Bij inkopen en aanbestedingen worden de richtlijnen en handreikingen van de Gids Proportionaliteit gehanteerd. Afwijkingen t.o.v. de Gids Proportionaliteit zijn slechts mogelijk na en met instemming van een advies van Bureau Inkoop. 
5. Bij elke aanbestedingsprocedure wordt een passende mate van openbaarheid in acht genomen en voldoende concurrentie gewaarborgd, waarbij wordt gelet op het economische belang en de aard van de opdracht, de omvang van de markt en de omstandigheden van het geval. Daar waar wij een openbare aankondiging van een voorgenomen opdracht publiceert, geschiedt dit via TenderNed. 
6. Ook bij onderhandse aanbestedingen zal zoveel als mogelijk gebruik worden gemaakt van elektronische gegevensuitwisseling. 
7. Indien potentiële opdrachtnemers klachten hebben over aanbestedingen, worden deze volgens een vastgelegde procedure in behandeling genomen. Deze procedure staat vermeld op de internetpagina van ons. 

Beoordeling en opdrachtverstrekking

1. Gunning van de opdracht vindt plaats op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Uitgegaan wordt van de inschrijving met de beste prijs-kwaliteit verhouding. Slechts indien de kwaliteit geen substantiële rol speelt, wordt gemotiveerd aanbesteed op basis van de laagste prijs. 
2. Indien een opdracht wordt verstrekt, geschiedt dit op basis van een schriftelijke overeenkomst. 
3. Bij iedere opdracht voor een levering, een dienst of een werk worden uniforme voorwaarden gehanteerd, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Wij passen in ieder geval toe: 
   • De Algemene Inkoopvoorwaarden van ons, of; 
   • De Uniforme administratie voorwaarden (UAV) of de Uniforme administratie voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAV-GC) of; 
   • De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). 
4. Op een aanbesteding van werken wordt het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016), van toepassing verklaard. Bij werken wordt tevens, waar mogelijk, de geleverde prestatie geregistreerd. 

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Bij het plannen en voorbereiden van aanbestedingstrajecten houden wij ons aan de afspraken van onss in het kader van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. 

1. Wij passen duurzaamheids- en sociale criteria toe in bestekken en aanbestedingsdocumenten, wanneer deze criteria een rol spelen. 
2. Bij onderhandse aanbestedingen streven wij ernaar om zoveel als mogelijk van het aantal uit te nodigen kandidaten uit het lokale c.q. regionale bedrijfsleven afkomstig te laten zijn. 
3. Wij hebben aandacht voor proportionaliteit bij de te stellen geschiktheidseisen waardoor kleine en middelgrote aanbieders een reële kans hebben op het verkrijgen van een opdracht. 
4. Bij opdrachten voor diensten en werken wordt Social Return of Investment ingezet conform de Uitvoeringsregels Social Return van ons. Bij leveringen wordt situationeel bekeken of SROI tot de mogelijkheden behoort. Afwijkingen t.o.v. het SROI beleid zijn slechts mogelijk na en met instemming van een advies van Bureau Inkoop. 
5. Indien een opdracht zich leent voor een grote inzet van Duurzaamheid en/of SROI wordt dit als gunningscriterium opgenomen in de aanbesteding om de inschrijvers uit te dagen een maximale bijdrage te leveren. 

Dit inkoopbeleid treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking van het collegebesluit.