Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant: De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

Diensten: Overheidsopdracht voor diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Gemeente: De Gemeente Assen, zetelend Noordersingel 33 te Assen.

Inkopen: (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen: Overheidsopdracht voor leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding volgens de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.

Ondernemer: Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

SDA: Samenwerking Drentsche Aa.

Werken: Overheidsopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

De Gemeente Assen wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

a) Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en   verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.      De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (lokale en regionale) Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

b) Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c) Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Bij Inkopen kan de Gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

d) Inkopen met impact en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente. De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

e) Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de Gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

f) Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers. Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet gaat de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden).

a. De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’),  Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Europese wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Burgerlijk Wetboek

Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Gemeentewet

Het wettelijke kader voor gemeenten.

Gids Proportionaliteit

De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

Aanbestedingsreglement Werken

In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De Gemeente zal bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

Gelijke behandeling

Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

Non-discriminatie

Discriminatie op grond van diverse contexten en gronden mag niet.

Transparantie

De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

Proportionaliteit (evenredigheid)

De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 

Bij Offerteaanvragen en het sluiten van een overeenkomst van Leveringen, Diensten en Werken stelt de Gemeente de overeenkomst op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden. 

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

• De dan geldende Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente Assen voor Leveringen en Diensten ( format VNG);
• De dan geldende Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);
• De dan geldende uniforme administratieve voorwaarden (UAV) of de uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAV-GC);
• De dan geldende standaard verwerkersovereenkomst gemeenten VNG;

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Bij een aanbesteding neemt de Gemeente in principe op hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal  (laten) behandelen. Bij de afhandeling van klachten maakt de Gemeente gebruik van Diensten van andere gemeenten. Dit kunnen de gemeente Aa en Hunze, Midden-Drenthe, Noordenveld, Tynaarlo of Westerkwartier zijn.

a. De Gemeente heeft integer handelen door bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel.

Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor zij bijvoorbeeld belangenverstrengeling voorkomen. Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om integriteit.

b. De Gemeente doet alleen zaken met integere Ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. 

Potentiële Contractanten moeten hiervoor bij aanbestedingen het Uniform Europees Aanbestedingsdocument ondertekenen. Bij (voornemen tot) gunning kan de Gemeente vragen om nadere bewijsstukken te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen. Als daarvoor aanleiding bestaat, behoudt de Gemeente zich het recht voor een Bibob-onderzoek  te laten uitvoeren.

De Gemeente wenst zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te creëren bij haar inkoopactiviteiten. Met inkoop willen we zo impact maken op de maatschappij.  Op deze manier wordt er rekening gehouden met de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de Verenigde Naties (VN). Opdrachten zullen in principe worden gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. In die gevallen waarin de kwaliteit geen of nauwelijks onderscheidend vermogen heeft, kan de Gemeente gemotiveerd kiezen om een opdracht te gunnen op basis van de laagste prijs.

Binnen de sociale aspecten onderscheiden we Sociale voorwaarden en Social return.

a. Sociale voorwaarden

De Gemeente wil bijdragen aan het uitbannen van kinderarbeid, hongerlonen, onmenselijke arbeidsomstandigheden door sociale  voorwaarden te gebruiken. Sociale voorwaarden dragen bij aan een meer sociaal verantwoorde productie. Bij de specificatie van opdracht, aanbesteding en of de uitvoering past de Gemeente  Sociale Voorwaarden als het mogelijk is toe. Deze Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren.

De Gemeente wil dat haar opdrachtnemers wet- en regelgeving naleven waaronder de arbeidswet- en regelgeving. De Gemeente wil dat werknemers (dit geldt ook voor arbeidsmigranten) een beloning krijgen  volgens wet- en regelgeving of cao en de Gemeente wil schijnconstructies om dit te ontduiken, voorkomen. Op verzoek toont de opdrachtnemer aan dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft. De Gemeente verplicht haar opdrachtnemers om deze bedingen ook weer onverkort aan hun onderaannemer op te leggen. Als de opdrachtnemer onvoldoende aantoont dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft, zal de Gemeente hier vervolgens melding van maken bij de relevante toezichthoudende instantie(s) zoals de Inspectie SZW. 

b. Social return

Social return bij inkoop is het maken van afspraken met opdrachtnemers over arbeidsplaatsen, leer-werkplekken en stageplekken voor doelgroepen bij inkoop van Diensten, Werken en Leveringen. Het is een instrument om zoveel mogelijk mensen uit de doelgroep (mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) gelijke kansen te bieden en zo regulier mogelijk te laten werken naar vermogen met het doel deze mensen aan werk of werkervaring te helpen. Voor het toepassen van social return moet met meerdere factoren rekening worden gehouden zoals de situatie op de arbeidsmarkt, de omvang van de aanbesteding, het type werkzaamheden bij de opdrachtnemer, de beschikbaarheid van geschikte kandidaten enz. Dit maakt dat het toepassen van social return bij aanbestedingsprocedures maatwerk is.

De Gemeente maakt voor de uitvoering van social return gebruik van het samenwerkingsverband Werk in Zicht. Werk in Zicht is het samenwerkingsverband van gemeenten, UWV en SW bedrijven in Groningen en Noord-Drenthe met als doel om werkzoekenden en werkgevers te verbinden. Werk in Zicht streeft naar een arbeidsmarkt die voor iedereen werkt.

De Gemeente past in principe social return toe bij meervoudige onderhandse aanbestedingen en Europese aanbestedingen en volgt het uitvoeringsplan social return van Werk in Zicht tenzij de in de markt gezette opdracht er niet geschikt voor is. In het laatste geval moet het niet toepassen voldoende worden gemotiveerd. 

Voor alle opdrachten geldt dat de productie van Leveringen en de uitvoering van Werken en Diensten een bijdrage moeten leveren aan het behalen van de doelstelling Energieneutraal in 2050. Voor diverse productgroepen zijn zogenaamde Criteriadocumenten ontwikkeld (https://www.mvicriteria.nl/nl). Deze documenten bevatten (minimale) milieu- en duurzaamheidscriteria. Bij de specificatie van een opdracht neemt de Gemeente in principe deze minimale criteria op basis niveau in het aanbestedingsdocument op.

Per opdracht wordt er bekeken of er meer mogelijk is en of er rekening  moet worden gehouden met vastgesteld beleid op het gebied van milieu en duurzaamheid.

Inkopen kunnen plaatsvinden op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, als dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht wordt gerechtvaardigd.

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door - wanneer mogelijk - een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn.  Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Ondernemers die interesse hebben om zaken te doen met de gemeente kunnen zich aanmelden met dit formulier.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

a. De Gemeente heeft oog voor de lokale en regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, zal zoveel als mogelijk rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

b. De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

c. De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.

De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid gebruiken om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden Ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Er kan ook gedacht worden aan het Right to Challenge voor met name inwoners en lokale maatschappelijke partijen.

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende Diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking (zoals de inkoopsamenwerking SDA), milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, en belastingen. De intentie is dan ook om (daar waar het voordelen biedt) gezamenlijk in te kopen.

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Deze eerlijke mededinging zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

De Inkooporganisatie is dusdanig ingericht dat het de principes van integraal management ondersteunt. Inkoop is daarom in het ambtelijk apparaat decentraal belegd en centraal gecoördineerd. De organisatieonderdelen hebben de materiekennis en zijn verantwoordelijk voor doelmatig en rechtmatig Inkopen. Centraal gecoördineerd betekent dat naast het formuleren van en het adviseren over inkoopregels ook aanbestedingsprocedures kunnen worden ondersteund door Team Inkoop SDA.  Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing is betrokkenheid van bestuurders, budgethouders, opdrachtgevers en Team Inkoop SDA essentieel. Door Team inkoop SDA in een vroeg stadium te betrekken kan er het beste samen worden nagedacht hoe met een aanbesteding de meeste impact kan worden gerealiseerd.

Voor het Inkopen van Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) producten en/of Diensten gelden afwijkende voorwaarden. Bij het Inkopen van ICT producten en Diensten dient ongeacht het bedrag altijd vooraf advies te worden gevraagd bij team informatiemanagement volgens de vastgestelde procedure. Dit geldt ook voor het Inkopen van cloud toepassingen. Er wordt hierbij ook beoordeeld of het nodig is een verwerkersovereenkomst op te stellen.

Voor elke inkoop wordt vooraf een zaaknummer inkoop aangevraagd. Afhankelijk van de aard van de opdracht is er een onderscheid. Dit onderscheid is weergegeven in paragraaf 6.4.

De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Wanneer de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt welke is gebaseerd op de Gids Proportionaliteit. Voordat offertes worden opgevraagd of opdrachten worden verstrekt, wordt waar nodig de wijze waarop opdrachten in de markt worden gezet, in overleg met Team Inkoop SDA bepaald. Er kan alleen onder de Europese drempelbedragen met toestemming van Team Inkoop SDA worden afgeweken van onderstaande uitgangspunten.

Bedragen zijn exclusief BTW. De genoemde Europese drempelbedragen zijn geldig voor de jaren 2024 en 2025. De Europese Commissie stelt eens in de twee jaar deze drempelbedragen voor Europese aanbestedingen vast.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal kunnen aanbesteden. De Gemeente zal vooraf- gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Sociale- en andere specifieke diensten

Voor de zogenaamde Sociale- en andere specifieke diensten geldt een verhoogd Europees drempelbedrag van € 750.000,00 en een vereenvoudigde Europese aanbestedingsprocedure. Voor opdrachten met een waarde onder de € 750.000,00 moet de Gemeente deze opdrachten zoveel als mogelijk in concurrentie laten plaatsvinden. 

Enkele voorbeelden van Diensten die onder deze vereenvoudigde procedure vallen zijn:

• maatschappelijke dienstverlening;
• gezondheidsdiensten;
• Diensten op het gebied van cultuur;
• Onderwijsdiensten;
• bepaalde juridische Diensten.

Wanneer er afgeweken wordt van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en/of  verkregen inkoopadvies van Team Inkoop SDA  kan dat alleen met instemming van genoemde functies. 

Escalatiemodel

Hieronder staat beschreven wie welke rechten heeft tijdens een escalatie.

Afwijking van inkoopadvies

Inkoper/besteller: Escalatie
Medewerker Gemeente: Verantwoordelijk CMT-lid (vastleggen)

En afwijken van wet- en regelgeving (bijvoorbeeld Aanbestedingswet 2012)

Voor besluitvorming voorleggen aan college van burgemeester en wethouders van de Gemeente. Dit zodat het bestuur bewust is van de keuze en de gevolgen van het afwijken van de geldende wet- en regelgeving: CMT en college (vastleggen).