Selectieprocedure uitgifte grond

De gemeente Assen streeft ernaar om tijdens de TT van Assen 2025 voldoende kwalitatieve kampeerplekken te bieden voor bezoekers. Het doel van deze uitgifte is het selecteren van een geschikte partij voor het opzetten en beheren van een tijdelijke TT-camping. De camping moet zich richten op raceliefhebbers waarbij rust en milieuvriendelijkheid centraal staan. Hierbij is het belangrijk dat de bezoekers een goede ervaring hebben en dat er geen overlast is voor de omgeving.

Perceel 1: Witterhaar 

Locatie: Witterhaar, O 1519 (gedeeltelijk) 
Oppervlakte: 26275 m² 
Huidige staat: Glasland uitgegeven in bruikleen en/of pacht. 
Bestemming: Het terrein heeft de bestemming grasland en dient tijdens de TT-weken ingericht en geëxploiteerd te worden als een TT-camping. 

Perceel 2: Witterzomer 

Locatie: Witterzomer, P 2129 (gedeeltelijk), P 2472 (gedeeltelijk) 
Oppervlakte: 34935 m² 
Huidige staat: Glasland uitgegeven in bruikleen en/of pacht. 
Bestemming: Het terrein heeft de bestemming grasland en dient tijdens de TT-weken ingericht en geëxploiteerd te worden als een TT-camping. 

De inschrijvingsprocedure is opengesteld voor alle belangstellenden, inclusief:

• Particulieren
• Commerciële organisaties
• Sportverenigingen 

Alle inschrijvers worden beoordeeld aan de hand van dezelfde selectiecriteria. De aard van de inschrijver vormt geen uitsluitingsgrond, tenzij niet wordt voldaan aan de gestelde voorwaarden. 

Pre voor lokale sportverenigingen t.a.v. perceel 2 Witterzomer 

Alle inzendingen worden beoordeeld op basis van beoordelingscriteria van hoofdstuk 8. Echter, sportverenigingen die gevestigd zijn in de gemeente Assen, worden ten aanzien van perceel 2 Witterzomer specifiek gewaardeerd om hun directe bijdrage aan de gemeenschap. Wij moedigen sportverenigingen aan om hun maatschappelijke betrokkenheid en meerwaarde voor de regio Assen duidelijk te onderbouwen.

Voorwaarden voor lokale Pre:

• De sportvereniging moet een erkende, officiële vereniging zijn met een inschrijving bij de Kamer van Koophandel met een vestiging in de gemeente Assen. 
• De sportvereniging moet ten minste 5 jaar actief zijn in de gemeente Assen. 
• De sportvereniging dient winst te herinvesteren in de sportvereniging en de gemeenschap. Inschrijven op percelen 

De inschrijver heeft de mogelijkheid zich in te schrijven op beide percelen. Dit betekent dat u uw plan van aanpak kunt indienen voor één of beide percelen. Hoewel het mogelijk is om in te schrijven op beide percelen, wordt de gunning per inschrijver beperkt tot één perceel. Dit houdt in dat, ongeacht het aantal percelen waarop een inschrijver zich heeft ingeschreven, de inschrijver slechts één perceel toegewezen krijgt. De gunning van de percelen zal plaatsvinden op basis van de beoordeling van de ingediende aanbiedingen per perceel. Wanneer een inschrijver voor beide percelen in aanmerking komt, zal deze slechts het perceel met de hoogste score toegewezen krijgen. Het andere perceel zal worden toegewezen aan de inschrijver die na de winnende inschrijver de hoogste score heeft behaald.

• Huurprijs: De huurprijs voor het gebruik van de grond en voor de periode als in dit document genoemd, bedraagt: 
  Witterhaar: € 2.106,- gebaseerd op 400 gasten 
  Witterzomer: € 5.423, gebaseerd op 1030 gasten. 
• Huurovereenkomst: De grond wordt middels een huurovereenkomst beschikbaar gesteld vanaf 20 juni 2025 tot en met 2 juli 2025. Dit is inclusief op- en afbouw. Met het indienen van een inschrijving conformeert de inschrijver zich aan de inhoud van de betreffende concept huurovereenkomst. De inhoud hiervan is niet onderhandelbaar.
• Pachter: op- en afbouw geschiedt in overleg met de pachter. Er volgt een proces-verbaal van oplevering middels foto’s. 
• Aansprakelijkheid: De gebruiker is volledig aansprakelijk voor eventuele schade aan de grond en omgeving, en moet hiervoor verzekerd zijn. De locatie moet volledig schoon en leeg worden opgeleverd op uiterlijk woensdag 2 juli 2025. 
• Vergunningen en-of ontheffingen: De geselecteerde partij dient zelf, voor eigen rekening en risico, zorg te dragen voor de benodigde vergunningen en- of ontheffingen. De huurovereenkomst wordt aangegaan onder het voorbehoud dat de geselecteerde partij tijdig (uiterlijk 1 maart 2025) alle benodigde vergunningen en ontheffingen heeft verkregen. Indien de geselecteerde partij niet binnen de genoemde termijn aan de gestelde voorwaarden voldoet of de overeenkomst op een andere wijze nietig wordt verklaard, heeft de gemeente het recht om het perceel toe te wijzen aan de partij die als tweede is geëindigd in het selectieproces. 
• Wachtkamerconstructie: De inschrijver die als tweede eindigt (en voldoet aan de gestelde eisen) wordt officieel in de wachtkamer geplaatst. Dit houdt in dat zij beschikbaar blijft als reserveoptie, mocht de winnaar zich terugtrekken of ongeschikt blijken. 
• Bibob: De gemeente kan inschrijver onderwerpen aan een Bibob-onderzoek, als er gerede twijfel bestaat over de uitvoering van deze uitgifte. Deze twijfel kan ontstaan door aanwijzingen dat inschrijver deze uitgifte zal gebruiken om uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen, op geld waardeerbare, voordelen te benutten of strafbare feiten te plegen. 
• Gedurende het Bibob-onderzoek kan de gemeente de nakoming van haar verplichtingen jegens inschrijver opschorten. 
• De gemeente sluit jegens inschrijver iedere aansprakelijkheid uit voor schade als gevolg van opschorting van de nakoming van de verplichtingen van de gemeente jegens inschrijver of ontbinding van deze uitgifte. In geval van opschorting of ontbinding maakt inschrijver geen aanspraak op schadevergoeding en vrijwaart inschrijver de gemeente voor aanspraken, die derden in verband met de opschorting of de ontbinding jegens de gemeente kunnen doen gelden. 
• De gemeente behoudt zich het recht voor om de selectieprocedure en/of de gunning op te schorten of te annuleren in het geval van onvoorziene omstandigheden. In geval van opschorting of annulering van de procedure of gunning, heeft de inschrijver geen recht op schadevergoeding, kostenvergoeding, of enige andere vorm van compensatie. De gemeente is niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade voortvloeiend uit een dergelijke opschorting of annulering.

Voor vragen over de selectieprocedure of inhoud van het document kunt u contact opnemen met: 

• Gemeente Assen, afdeling Vastgoed en Grondzaken 
• Telefoon: 14 0592 of 088-1230911 
• E-mail: grondzaken@assen.nl 

Voor vragen over de vergunningen-en of ontheffingen inzake de TT-campings kunt u contact opnemen met: 

• Gemeente Assen, afdeling Vergunning, toezicht en handhaving, contactpersoon de heer Anne Jan Dekker. 
• Telefoon: 14 0592 of 088-1230911
• E-mail: vth@assen.nl 

Bijlagen: 

1. Plattegrond perceel 
2. Concept huurovereenkomst

Geïnteresseerde partijen kunnen hun inschrijvingen indienen tot 3 januari 2025 17.00 uur via het digitale inschrijvingsformulier op de website van de gemeente Assen. 

Verplichte bijlagen: Bij de inschrijving dienen de volgende documenten te worden bijgevoegd: 

1. Plan van aanpak, met een uitwerking van de beoordelingscriteria als vermeld in hoofdstuk 8. 
2. Plattegrond van de camping

1. Inschrijven en voorselectie Alle inschrijvingen worden gecontroleerd op compleetheid. Incomplete of onder voorbehoud ingediende inschrijvingen worden niet in behandeling genomen. 
2. Beoordeling door commissie Een onafhankelijke beoordelingscommissie, bestaande uit vertegenwoordigers van de gemeente Assen bestaande uit medewerker grondzaken, vergunningverlener TT, ambtenaar openbare orde en veiligheid, beoordeelt de inschrijvingen. Elke inschrijving wordt op basis van de beoordelingscriteria beoordeeld en krijgt een score per criterium.
3. Eindbeoordeling en gunning Nadat voor elk criterium een score is vastgesteld, worden deze opgeteld om tot een totaalscore te komen. Inschrijver met de hoogste totale score is de winnaar. De definitieve gunning vindt uiterlijk plaats op 13 januari 2025.
4. Vervolgstappen Na de gunning wordt de geselecteerde partij uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek met de gemeente om de definitieve afspraken te maken. Hierbij worden onder andere details over vergunningen, opbouw, en samenwerking besproken. Inschrijvers die niet worden geselecteerd, ontvangen schriftelijk bericht met een toelichting en redenen van de afwijzing. Zij hebben de mogelijkheid om binnen 14 kalenderdagen na ontvangst van dit bericht bezwaar in te dienen via grondzaken@assen.nl.

Inschrijvers dienen een plan van aanpak in te dienen waarin het ontwerp, veiligheid, beperking van geluidsoverlast en toepassing van duurzame maatregelen van de camping worden beschreven. Elke inschrijving wordt beoordeeld aan de hand van onderstaande criteria. 

1. Veiligheidsplan 
De inschrijver dient een gedetailleerd veiligheidsplan in te dienen, waarin de volgende aspecten duidelijk worden uitgewerkt: 

• Maatregelen om de veiligheid van bezoekers te garanderen (bijv. brandveiligheid, nooduitgangen, evacuatieplannen. Let op: gebruik van open vuur is niet toegestaan! 
• De aanwezigheid van medische voorzieningen en EHBO-posten. 
• Plannen voor crowd control en de veiligheid van verkeer op en rond de camping. 
• Specifieke maatregelen om gezondheidsrisico's te minimaliseren, zoals hygiëne in sanitaire voorzieningen. 

Op basis van de inschrijving kan de gemeente vorderen dat er een beveiligingsbedrijf wordt ingezet op kosten van de inschrijver.

2. Geluidsnormen, duurzaamheid en milieu-impact 
Het handhaven van geluidsnormen op een TT-camping is essentieel om de ervaring van zowel gasten als omwonenden te waarborgen en om mogelijke overlast te minimaliseren. In het plan van aanpak dient u aan te geven welke maatregelen u neemt om geluidsoverlast te minimaliseren, denk aan uren van stilte, beperkingen van geluidsbronnen, akoestische maatregelen, communicatie en bewustwording richting gasten en handhaving en sancties. Er wordt extra waarde gehecht aan duurzaamheidsinitiatieven. Het plan moet rekening houden met: 

• Maatregelen om de ecologische voetafdruk te verkleinen, zoals het gebruik van hernieuwbare energiebronnen (zonnepanelen, windenergie, etc.). 
• Afvalbeheer: plannen voor afvalscheiding, recycling, en het minimaliseren van zwerfafval. 
• Beperking van geluidsoverlast en lichtvervuiling, zowel voor bezoekers als omwonenden.

3. Campinginrichtingsplan 
De indeling en het ontwerp van de camping moeten duidelijk en praktisch zijn. Hierbij wordt gelet op de volgende aspecten: 

• De logische en veilige indeling van kampeerplaatsen, sanitaire voorzieningen, nooduitgangen en (bij voorkeur gescheiden) parkeerplaatsen.
• De toegankelijkheid voor bezoekers, inclusief de voorzieningen zoals douches, toiletten, elektriciteit en drinkwatervoorzieningen. 
• Innovatie of extra faciliteiten. 

4. Ervaring en referenties 
De inschrijver dient aan te tonen dat hij/zij minstens 3 jaar ervaring heeft met het organiseren van minimaal 400 kampeerplaatsen of kampeerders met voldoende sanitaire voorzieningen of (meerdaagse) evenementen of campings van vergelijkbare schaal. Dit wordt beoordeeld op: 

• Het aantal jaren ervaring in de sector. 
• Succesvolle uitvoering van soortgelijke projecten (bijv. festivals, campings tijdens eerdere TT-evenementen, etc.). 
• Referenties van eerdere samenwerkingen, bij voorkeur met overheden of andere grote organisaties. 

Pre voor sportverenigingen t.a.v. perceel 2 Witterzomer 
Sportverenigingen die statutair gevestigd zijn in de gemeente Assen ontvangen 15 bonuspunten bij de beoordeling van hun inschrijving, op basis van hun betrokkenheid bij de gemeenschap en hun potentieel voor het bevorderen van lokale sportdeelname en welzijn, op voorwaarde dat de inkomsten geherinvesteerd worden in sport en de gemeenschap. Het bewijs hiervoor dient te worden aangeleverd in de vorm van een document/verklaring waarin wordt uitgelegd welke concrete plannen er zijn om de inkomsten opnieuw in de gemeenschap en sportactiviteiten te investeren, bijvoorbeeld voor de aankoop van sportmateriaal, onderhoud van het clubhuis of het aanbieden van gratis sportmogelijkheden aan kwetsbare groepen in de samenleving.

Het beoordelen van inschrijvingen in consensus is een methode waarbij een beoordelingscommissie gezamenlijk tot een besluit komt, in plaats van elk lid afzonderlijk te beoordelen en vervolgens scores samen te voegen. Dit proces bevordert een open discussie en zorgt voor transparantie, gedeelde inzichten en een weloverwogen besluit. 

Elk commissielid ontvangt alle ingediende documenten ter voorbereiding. Elk lid beoordeelt de inzendingen individueel en maakt aantekeningen op basis van de beoordelingscriteria. Per criterium worden de sterke en zwakke punten van elke inzending besproken, ondersteund door aantekeningen van commissieleden. Daarna wordt een gedeeld oordeel geformuleerd en wordt de gezamenlijke score per criterium vastgesteld. Nadat voor elk criterium een score is vastgesteld, worden deze opgeteld om tot een totaalscore te komen. Inschrijver met de hoogste totale score is de winnaar. Puntentoekenning criterium: Veiligheidsplan 35 punten: Uitstekend plan dat volledig voldoet aan alle veiligheidsvoorschriften, inclusief noodplannen, EHBO en duidelijke procedures. 25 punten: Goed plan, enkele kleine verbeterpunten in de uitvoering. 15 punten: Voldoende plan, maar mist detail of enkele kritieke maatregelen. 5 punten: Onvoldoende maatregelen, grote risico’s blijven ongedekt. 0 punten: Slecht plan zonder duidelijke veiligheidsmaatregelen. 

Puntentoekenning criterium: Geluidsnormen, duurzaamheid en milieu-impact 
25 punten: Uitstekend plan met duidelijke en uitgewerkte geluidsbeperkingen en handhavingsmaatregelen met toepassing van duurzame maatregelen, zoals gebruik van zonnepanelen, composteerbare producten, en energiebesparende technieken. Duidelijke reductie van CO₂-uitstoot en innovatieve oplossingen met concrete acties om milieu-impact te minimaliseren, zoals voorkomen van bodemverontreiniging, waterbesparingsmaatregelen, en geen chemische middelen op de camping. 
15 punten: Goede toepassing van geluidsbeperkingen en duurzame maatregelen, zoals afvalscheiding en energiezuinige verlichting, met ruimte voor verbetering.
10 punten: Basis geluidsplan dat voldoet aan de minimale norm, maar met enkele tekortkomingen in detail of handhaving. Basismaatregelen zoals afvalscheiding en minimale energie-efficiëntie, maar geen bijzondere inzet op duurzaamheid. 
0 punten: Geen of zeer gebrekkig geluidsplan; niet duidelijk hoe overlast wordt voorkomen. Geen of nauwelijks aandacht voor duurzaamheid. 

Puntentoekenning criterium: Campinginrichtingsplan 
20 punten: Zeer gedetailleerd plan met duidelijke plattegrond, goed doordachte logistiek, en alle voorzieningen volledig uitgewerkt. 
15 punten: Degelijk plan, meeste voorzieningen gedetailleerd uitgewerkt, kleine onduidelijkheden. 
10 punten: Basisplan met voldoende voorzieningen, maar enkele belangrijke details ontbreken. 
0 punten: Plan heeft aanzienlijke gebreken of onvoldoende voorzieningen. 

Puntentoekenning criterium: Ervaring en referenties 
10 punten: Ruime ervaring met het organiseren van TT-campings of vergelijkbare projecten, uitstekende referenties. 
8 punten: Goede ervaring, enkele positieve referenties. 
6 punten: Voldoende ervaring, referenties zijn matig of beperkt. 
4 punten: Weinig ervaring, twijfelachtige referenties. 
0 punten: Geen relevante ervaring of referenties. 

Procedure in geval van gelijke score Als twee of meer inschrijvingen dezelfde totaalscore hebben, worden de volgende stappen gehanteerd: 

Perceel 1: Witterhaar 
Stap 1: Belangrijkste criterium als doorslaggevend De inschrijver met de hoogste gezamenlijke score op criterium Veiligheidsplan en Geluidsnormen, duurzaamheid en milieu-impact wordt geselecteerd. 
Stap 2: Loting Als er nog steeds geen verschil is, zal loting plaatsvinden. 

Perceel 2: Witterzomer 
Stap 1: Toepassing van pre’s Inschrijvers met een pre (sportverenigingen) krijgen voorrang boven andere inschrijvers. Als dit verschil niet doorslaggevend is, wordt verder gekeken naar een specifiek criterium. 
Stap 2: Belangrijkste criterium als doorslaggevend De inschrijver met de hoogste gezamenlijke score op criterium Veiligheidsplan en Geluidsnormen, duurzaamheid en milieu-impact wordt geselecteerd. 
Stap 3: Loting Als er nog steeds geen verschil is, zal loting plaatsvinden